Binnen deze expertise
Workflow automation
Een formulier komt binnen. Gegevens naar CRM. Een taak voor sales. Een bevestiging naar de klant.
Iedere keer opnieuw. Wanneer de regels duidelijk zijn, kan software dat werk overnemen.
Magic Bytes automatiseert terugkerende processen tussen je bestaande systemen. Met vaste voorwaarden, controles en een duidelijke route als iets niet lukt.
Het werk tussen de systemen
Een aanvraag verplaatsen, een status controleren, een collega waarschuwen. Juist de terugkerende tussenstappen verdienen een vaste werkwijze.
Van website naar CRM.
Van webshop naar administratie.
Van spreadsheet naar een ander systeem.
Bijvoorbeeld:
bestelling betaald → order vrijgeven → administratie bijwerken → klant informeren.
Terwijl die volgorde eigenlijk altijd hetzelfde is.
De ene applicatie weet niet wat in de andere is gebeurd.
Verkeerd e-mailadres. Verkeerde status. Dubbele klant. Vergeten taak.
Maar die kennis staat nergens als vaste werkwijze.
Bekijk wat er werkelijk gebeurt
Workflow automation voert vaste stappen uit zodra iets gebeurt. Hier: een offerteaanvraag naar je CRM. Kies een situatie en bekijk de uitkomst.
Ook tussen andere systemen
De verbinding is pas bruikbaar als ook de voorwaarden kloppen.
We koppelen de order aan de juiste klant en testen ook btw, kortingen, verzendkosten, terugbetalingen en dubbele meldingen.
Na de afgesproken voorwaarde volgen het project, de verantwoordelijke, klantmap en onboarding. Bijvoorbeeld pas zodra het contract is getekend of de betaling binnen is.
Controle blijft nodig
Bij ontbrekende gegevens of een storing spreken we af: opnieuw proberen, bewaren voor later, of stoppen en een medewerker waarschuwen. Terugdraaien kan alleen waar dat veilig en technisch mogelijk is.
Een dubbele klik, webhook of nieuwe poging mag geen extra order, factuur of e-mail veroorzaken. Per gegeven bepalen we welke bron leidend is.
We registreren het tijdstip, het record, de uitgevoerde stappen, fouten en nieuwe pogingen. Een vaste eigenaar ontvangt meldingen en beheert wijzigingen.
De workflow krijgt alleen toegang tot de gegevens en handelingen die nodig zijn. We spreken af hoe toegangssleutels veilig worden opgeslagen.
Bij hoge bedragen, contracten, wijzigingen in klantgegevens of publicaties kan een medewerker de laatste stap goedkeuren.
Laat eerst één proces bekijken
De winst moet opwegen tegen bouw en beheer. Daarom bekijken we eerst één terugkerend proces.
Dagelijks werk of een enkele keer per jaar?
Wat kost het uitvoeren en controleren?
Wat gaat mis en hoeveel herstel vraagt dat?
Zijn de regels duidelijk en blijft de werkwijze gelijk?
Wat wijkt af en kan dat met vaste regels?
Wat zijn de gevolgen van een verkeerde actie?
Laat zien welke stappen je nu zelf uitvoert. Dan beoordelen we wat automatiseren oplevert.
Bespreek je workflowDe techniek volgt de taak
Vaste regels hebben geen AI nodig. We kiezen op basis van je proces, volume en beheer.
Moet een stap tekst begrijpen? Dan kan een AI-integratie helpen. Moet het systeem zelf vervolgstappen en hulpmiddelen kiezen? Bekijk AI-agents, met afgesproken grenzen en controle.
Van werkwijze naar workflow
We leggen de huidige stappen, regels, gegevensbronnen, uitzonderingen en eigenaar vast.
We controleren API’s en webhooks, koppelen de juiste gegevens en bouwen de route met toegangsrechten en foutafhandeling.
Ook ontbrekende velden, dubbele gebeurtenissen, storingen en herstel horen in de test.
Je krijgt een geteste workflow, logging, meldingen en documentatie. Na livegang volgen we de werking en afgesproken verbeteringen.
Investering
Systemen en beschikbare API’s, bedrijfsregels, datavolume, snelheid, beveiliging en beheer bepalen de omvang. Na het bekijken van je proces maken we de werkzaamheden en kosten concreet.
Bekijk ons werkOver vaste regels, systeemkoppelingen, foutafhandeling en het overnemen van bestaande workflows.
Niet altijd, maar een API, webhook of bestaande koppelmogelijkheid maakt betrouwbare automatisering vaak mogelijk. We controleren per systeem wat beschikbaar is.
Ja. We moeten dan eerst kunnen zien hoe de workflow is gebouwd, welke accounts en systemen hij gebruikt en hoe fouten nu worden verwerkt.
Ja. Hiervoor hebben we aparte diensten voor maatwerkmodules, API-integraties en webapplicaties.
Nee. Externe API’s, credentials, wijzigingen in software en technische storingen kunnen workflows beïnvloeden. Daarom zijn foutafhandeling, logging en beheer belangrijke onderdelen.
Nog steeds kopiëren en plakken?
Vertel welke systemen medewerkers openen en welke stappen ze daarna uitvoeren.
Dan bepalen we welke stappen vaste regels hebben en welke menselijke beslissing moeten blijven.
