Workflow automation

Als dit gebeurt,
moet dit volgen.

Een formulier komt binnen. Gegevens naar CRM. Een taak voor sales. Een bevestiging naar de klant.

Iedere keer opnieuw. Wanneer de regels duidelijk zijn, kan software dat werk overnemen.

Magic Bytes automatiseert terugkerende processen tussen je bestaande systemen. Met vaste voorwaarden, controles en een duidelijke route als iets niet lukt.

Bespreek je workflow Bekijk de afweging

Drie mensen bespreken een werkproces met vertakkingen op een laptop.

Het werk tussen de systemen

Het is geen moeilijke taak.
Maar wel iedere keer jouw taak.

Een aanvraag verplaatsen, een status controleren, een collega waarschuwen. Juist de terugkerende tussenstappen verdienen een vaste werkwijze.

Van kopiëren en onthouden
naar één afgesproken proces.

Steeds opnieuw overtypen

Van website naar CRM.

Van webshop naar administratie.

Van spreadsheet naar een ander systeem.

Dezelfde reeks handelingen

Bijvoorbeeld:

bestelling betaald → order vrijgeven → administratie bijwerken → klant informeren.

De volgende stap moeten onthouden

Terwijl die volgorde eigenlijk altijd hetzelfde is.

Werk tussen systemen blijft liggen

De ene applicatie weet niet wat in de andere is gebeurd.

Fouten door kopiëren en plakken

Verkeerd e-mailadres. Verkeerde status. Dubbele klant. Vergeten taak.

De werkwijze zit in één hoofd

Maar die kennis staat nergens als vaste werkwijze.

Bekijk wat er werkelijk gebeurt

Wat gebeurt er
als iets misgaat?

Workflow automation voert vaste stappen uit zodra iets gebeurt. Hier: een offerteaanvraag naar je CRM. Kies een situatie en bekijk de uitkomst.

Kies wat er gebeurt met dezelfde voorbeeldworkflow

Normale aanvraagGegevens ontbrekenDubbele triggerCRM onbereikbaar

Gebeurtenis WF-024

Van ontvangst naar opvolging.

Offerteformulier met complete bedrijfs- en contactgegevens. De aanvraag is nog niet verwerkt.

Formulier ontvangenOntvangen
Gegevens controlerenCompleet
Bedrijf in CRM zoekenBestaand bedrijf gevonden
Aanvraag opslaanOpgeslagen
Sales-taak aanmakenAangemaakt
Bevestiging versturenVerstuurd

Gebeurtenis WF-024

Eerst compleet maken.

Een offerteformulier komt binnen zonder het verplichte e-mailadres. De controle blokkeert verdere verwerking.

Formulier ontvangenOntvangen
Gegevens controlerenE-mailadres ontbreekt
Bedrijf in CRM zoekenNiet gestart
Aanvraag opslaanNiet gestart
Sales-taak aanmakenNiet gestart
Bevestiging versturenNiet verstuurd

Gebeurtenis WF-024

Dezelfde gebeurtenis. Eén verwerking.

Dezelfde gebeurtenis WF-024 wordt opnieuw aangeboden. De eerdere verwerking is al succesvol afgerond.

Formulier ontvangenOpnieuw ontvangen
Gegevens controlerenReeds verwerkt
Bedrijf in CRM zoekenNiet herhaald
Aanvraag opslaanNiet herhaald
Sales-taak aanmakenNiet herhaald
Bevestiging versturenNiet herhaald

Gebeurtenis WF-024

De fout krijgt een eigen route.

Een complete aanvraag komt binnen, maar de CRM-verbinding is tijdelijk niet beschikbaar.

Formulier ontvangenOntvangen
Gegevens controlerenCompleet
Bedrijf in CRM zoekenVerbinding mislukt
Aanvraag opslaanNiet gestart
Sales-taak aanmakenNiet gestart
Bevestiging versturenNiet verstuurd

Interactief voorbeeld. Verwerkt geen echte aanvragen en verstuurt geen berichten.

Ook tussen andere systemen

De bestelling start
het volgende proces.

De verbinding is pas bruikbaar als ook de voorwaarden kloppen.

Webshop → administratie

Betaald. Geboekt. Teruggemeld.

Voorbeeld · order 024

Betaalstatus: Betaald
Verwerking: Eén keer
Administratie: Boeking & terugmelding

We koppelen de order aan de juiste klant en testen ook btw, kortingen, verzendkosten, terugbetalingen en dubbele meldingen.

CRM → projectteam

Een gewonnen deal. Klaar voor de start?

Na de afgesproken voorwaarde volgen het project, de verantwoordelijke, klantmap en onboarding. Bijvoorbeeld pas zodra het contract is getekend of de betaling binnen is.

Controle blijft nodig

Als iets stopt,
weet iemand ervan.

Bij ontbrekende gegevens of een storing spreken we af: opnieuw proberen, bewaren voor later, of stoppen en een medewerker waarschuwen. Terugdraaien kan alleen waar dat veilig en technisch mogelijk is.

Eén keer verwerken

Een dubbele klik, webhook of nieuwe poging mag geen extra order, factuur of e-mail veroorzaken. Per gegeven bepalen we welke bron leidend is.

Terugzien wat er gebeurde

We registreren het tijdstip, het record, de uitgevoerde stappen, fouten en nieuwe pogingen. Een vaste eigenaar ontvangt meldingen en beheert wijzigingen.

Alleen de nodige toegang

De workflow krijgt alleen toegang tot de gegevens en handelingen die nodig zijn. We spreken af hoe toegangssleutels veilig worden opgeslagen.

Automatisch voorbereiden.
Zelf akkoord geven.

Bij hoge bedragen, contracten, wijzigingen in klantgegevens of publicaties kan een medewerker de laatste stap goedkeuren.

Laat eerst één proces bekijken

Niet alles hoeft
geautomatiseerd.

De winst moet opwegen tegen bouw en beheer. Daarom bekijken we eerst één terugkerend proces.

Hoe vaak?

Dagelijks werk of een enkele keer per jaar?

Hoeveel tijd?

Wat kost het uitvoeren en controleren?

Hoeveel fouten?

Wat gaat mis en hoeveel herstel vraagt dat?

Hoe stabiel?

Zijn de regels duidelijk en blijft de werkwijze gelijk?

Welke uitzonderingen?

Wat wijkt af en kan dat met vaste regels?

Wat staat er op het spel?

Wat zijn de gevolgen van een verkeerde actie?

Laat zien welke stappen je nu zelf uitvoert. Dan beoordelen we wat automatiseren oplevert.

Bespreek je workflow

De techniek volgt de taak

Wat past bij
jouw systemen?

Vaste regels hebben geen AI nodig. We kiezen op basis van je proces, volume en beheer.

Bestaande functies

De mogelijkheden van je software, Make, Zapier of n8n kunnen voldoende zijn voor een duidelijke, vaste route.

Een directe koppeling

Een webhook meldt een gebeurtenis; via een API wisselen systemen gegevens uit. Soms is periodiek controleren passender.

API-integraties

Maatwerk

Voor complexe regels, hoge volumes, snelheid, bijzondere beveiliging of eigen software bouwen we gericht verder.

Maatwerkmodules

Moet een stap tekst begrijpen? Dan kan een AI-integratie helpen. Moet het systeem zelf vervolgstappen en hulpmiddelen kiezen? Bekijk AI-agents, met afgesproken grenzen en controle.

Van werkwijze naar workflow

Zo automatiseren we
je werkproces.

Een team bespreekt een uitgewerkt proces op papier en een laptop. — Je huidige proces is het vertrekpunt.

01
Proces afspreken
We leggen de huidige stappen, regels, gegevensbronnen, uitzonderingen en eigenaar vast.
02
Ontwerpen & bouwen
We controleren API’s en webhooks, koppelen de juiste gegevens en bouwen de route met toegangsrechten en foutafhandeling.
03
Testen met afwijkingen
Ook ontbrekende velden, dubbele gebeurtenissen, storingen en herstel horen in de test.
04
Live & beheersbaar
Je krijgt een geteste workflow, logging, meldingen en documentatie. Na livegang volgen we de werking en afgesproken verbeteringen.

Investering

De uitzonderingen tellen mee.

Systemen en beschikbare API’s, bedrijfsregels, datavolume, snelheid, beveiliging en beheer bepalen de omvang. Na het bekijken van je proces maken we de werkzaamheden en kosten concreet.

Bekijk ons werk

Veelgestelde
vragen.

Over vaste regels, systeemkoppelingen, foutafhandeling en het overnemen van bestaande workflows.

01Moeten onze systemen een API hebben?

Niet altijd, maar een API, webhook of bestaande koppelmogelijkheid maakt betrouwbare automatisering vaak mogelijk. We controleren per systeem wat beschikbaar is.

02Kunnen jullie een bestaande automation overnemen?

Ja. We moeten dan eerst kunnen zien hoe de workflow is gebouwd, welke accounts en systemen hij gebruikt en hoe fouten nu worden verwerkt.

03Kunnen jullie ook maatwerk bouwen als no-code niet voldoende is?

Ja. Hiervoor hebben we aparte diensten voor maatwerkmodules, API-integraties en webapplicaties.

04Garanderen jullie dat een automation nooit uitvalt?

Nee. Externe API’s, credentials, wijzigingen in software en technische storingen kunnen workflows beïnvloeden. Daarom zijn foutafhandeling, logging en beheer belangrijke onderdelen.

Nog steeds kopiëren en plakken?

Laat één proces zien
dat iedere week terugkomt.

Vertel welke systemen medewerkers openen en welke stappen ze daarna uitvoeren.

Dan bepalen we welke stappen vaste regels hebben en welke menselijke beslissing moeten blijven.

Bespreek je workflow Bekijk de afweging

Steeds opnieuw overtypen

Dezelfde reeks handelingen

De volgende stap moeten onthouden

Werk tussen systemen blijft liggen

Fouten door kopiëren en plakken

De werkwijze zit in één hoofd

Betaald. Geboekt. Teruggemeld.

Een gewonnen deal. Klaar voor de start?

Eén keer verwerken

Terugzien wat er gebeurde

Alleen de nodige toegang

Automatisch voorbereiden.Zelf akkoord geven.

Hoe vaak?

Hoeveel tijd?

Hoeveel fouten?

Hoe stabiel?

Welke uitzonderingen?

Wat staat er op het spel?

Bestaande functies

Een directe koppeling

Maatwerk

Zo automatiseren weje werkproces.

Proces afspreken

Ontwerpen & bouwen

Testen met afwijkingen

Live & beheersbaar

De uitzonderingen tellen mee.

Automatisch voorbereiden.
Zelf akkoord geven.

Zo automatiseren we
je werkproces.