E-commerce-integraties · Magic Bytes

Je webshop en bedrijfssystemen.
Met elkaar verbonden.

Magic Bytes koppelt je webshop aan ERP, PIM, CRM en andere bedrijfssystemen. We bepalen eerst welke gegevens waar horen. Daarna bouwen we de koppeling.

Bespreek je integratieBekijk e-commercewerk
PIMProductinformatie
ERPPrijs & afspraken
MagazijnBeschikbaarheid
Webshop
Eén product.
De afgesproken gegevens.
Inhoud
Vanuit PIM
Prijs
Vanuit ERP
Voorraad
Vanuit magazijn
Nieuwe order Terug naar het afgesproken orderproces

Eerst de bron afspreken

Twee systemen.
Welke prijs klopt?

Een koppeling kan gegevens verplaatsen. Maar eerst moet duidelijk zijn welk systeem voor ieder gegeven leidend is.

Hetzelfde product. Een andere prijs.

ERP€89
Webshop€94

Dit lossen we niet op
met alleen een verbinding.

We spreken eerst af waar de prijs wordt beheerd en hoe de andere omgeving die overneemt.

Een bedrag door de keten volgen

Dezelfde wijziging, twee keer.

Productinformatie uit ERP of PIM wordt opnieuw ingevoerd in de webshop.

Voorraad loopt achter.

Wat online staat, sluit niet aan op magazijn of ERP.

Orders worden overgetypt.

Medewerkers kopiëren bestellingen naar administratie of fulfilment.

Het pakket is al onderweg.

Verzendstatus en tracking bereiken webshop en klant nog niet.

Zo kan de bronverdeling eruitzien
Illustratieve leidende bron per gegeven
GegevenVoorbeeld van een leidende bron
ProductnummerERP
ProducttekstPIM
PrijsERP
VoorraadWMS
WebshopcontentWebshop
Nieuwe orderWebshop
FactuurstatusBoekhouding

De werkelijke verdeling verschilt per organisatie.

Wat kunnen we verbinden?

Producten, voorraad en orders.
Welke gegevens wisselen we uit?

Kies een systeem om de mogelijke gegevensstroom te bekijken. De gebruikte software bepaalt wat technisch kan.

Bekijk gegevensstromen per systeem

De afspraken achter het verkopen.

Producten, prijzen, voorraad, klanten en orders. We bepalen welke gegevens jouw ERP beheert en wat de webshop nodig heeft.

ERP → webshop

Prijzen · voorraad · klantafspraken

Webshop → ERP

Nieuwe orders

Wat leggen we hierbij vast?

Voorraad kan uit meerdere magazijnen komen. Klantprijzen, productvarianten en uitzonderingen vragen daarom meer dan een één-op-één veldkoppeling.

Productinformatie op één plek.

Namen, teksten, specificaties, categorieën en afbeeldingen krijgen vanuit de afgesproken bron hun plek in de webshop.

PIM → webshop

Productinhoud · categorieën · media

De rolverdeling

Inhoud uit PIM, prijs eventueel uit ERP

Wat leggen we hierbij vast?

ERP en PIM lossen verschillende vragen op. Een webshop kan beide gebruiken; we maken niet één systeem verantwoordelijk voor alle informatie.

Klantinformatie die aansluit.

Klanten, leads, accounts en commerciële informatie. Per gegeven spreken we af waar wijzigingen beginnen en welke richting nodig is.

CRM ↔ webshop

Afgesproken klant- en accountgegevens

Vooraf vastleggen

Rechten · richting · vaste klantsleutel

Wat leggen we hierbij vast?

Tweerichtingsverkeer betekent niet dat alles overal bewerkt mag worden. We bepalen welke bron leidend is en welke persoonsgegevens echt nodig zijn.

Van order naar administratie.

Orders, facturen, betalingen en financiële status worden gekoppeld volgens de mogelijkheden van de gebruikte software.

Webshop → boekhouding

Order- en afgesproken financiële gegevens

Boekhouding → webshop

Bijvoorbeeld factuurstatus

Wat leggen we hierbij vast?

Btw, korting, verzending, factuuradres en betaalstatus hebben een betekenis die in beide systemen moet overeenkomen.

Van beschikbaar naar onderweg.

Beschikbaarheid, magazijnlocaties, zendingen en tracking. De webshop en het magazijn moeten dezelfde afspraken over voorraad gebruiken.

Webshop → fulfilment

Order · afleveradres · levermethode

Fulfilment → webshop

Verzendstatus · tracking

Wat leggen we hierbij vast?

Beschikbaar, gereserveerd, tijdelijk uitverkocht en wel bestelbaar kunnen verschillende dingen betekenen. Die definities leggen we vast.

Meer kanalen. Gedeelde gegevens.

Producten, voorraad en orders van externe verkoopkanalen kunnen aansluiten op dezelfde bedrijfsprocessen.

Productbron → verkoopkanaal

Assortiment · prijs · beschikbaarheid

Verkoopkanaal → orderproces

Nieuwe orders met kanaalherkenning

Wat leggen we hierbij vast?

We controleren de voorwaarden en uitwisselmogelijkheden van ieder kanaal. Een gedeelde productcode voorkomt niet vanzelf alle verschillen in varianten of status.

Aansluiten op wat er al is.

Een intern systeem kan meedoen wanneer een geschikte API of andere betrouwbare uitwisselmogelijkheid beschikbaar is.

Intern systeem ↔ webshop

Gegevens en richting per stroom bepalen

Eerst onderzoeken

Interface · documentatie · toegang

Wat leggen we hierbij vast?

We brengen de bestaande werking en uitzonderingen in kaart voordat we een bouw- of vervangingsvoorstel doen.

Geen koppeling zonder foutpad

Geen antwoord.
Toch een order?

Een API reageert niet altijd op tijd. Wat daarna gebeurt, bepaalt of een order blijft liggen of juist dubbel ontstaat.

Volg een illustratieve order bij een time-out
Order
DEMO–1042Vaste orderherkenningDezelfde inhoudEén bedoelde bestelling
Ontvangst nog niet bevestigd

De order gaat op weg.

De webshop biedt een order met een vaste herkenning aan. Verzonden is nog niet hetzelfde als bevestigd verwerkt.

Bewaar de herkenning van deze order.
Order
DEMO–1042Vaste orderherkenningDezelfde inhoudEén bedoelde bestelling
Uitkomst is nog onbekend

Geen antwoord is geen bewijs.

Na een time-out kan het ontvangende systeem de order toch al verwerkt hebben. Blind opnieuw aanbieden kan een dubbele order veroorzaken.

Controleer verwerking voor opnieuw aanbieden.
Order
DEMO–1042Vaste orderherkenningDezelfde inhoudEén bedoelde bestelling
Verwerking gecontroleerd

Eerst herkennen. Dan verder.

We leggen vast hoe het systeem eerdere verwerking herkent en hoe herhalen veilig werkt. Lukt dat niet betrouwbaar, dan vraagt de order menselijke controle.

In dit voorbeeld: al verwerkt, niet opnieuw aanmaken.

Vijf vragen voor de bouw

De gegevens moeten
hetzelfde betekenen.

Een productvariant, klantprijs of voorraadwaarde is niet overal hetzelfde. We kijken verder dan de naam van een veld.

Een order is meer
dan product × aantal.

Wie
Klant & referentie
Waarheen
Factuur- en afleveradres
Wat
Producten & orderregels
Welk bedrag
Btw, korting & verzendkosten
Hoe verder
Betaling & levermethode
We bepalen wat het ontvangende systeem nodig heeft om verder te kunnen.
Welke gegevens wisselen we uit?

We benoemen producten, prijzen, voorraad, klanten, orders, verzendstatus of facturen afzonderlijk. Ook wat ieder veld betekent: een voorraadwaarde of orderstatus is niet overal hetzelfde.

Welke richting heeft iedere stroom?

Bijvoorbeeld prijzen uit ERP naar de webshop en orders in de andere richting. Elke stroom krijgt een eigen bron, bestemming en controle op ontvangst.

Hoe snel moet een wijziging aankomen?

Niet alles hoeft realtime. Een belangrijke prijswijziging kan direct nodig zijn; een rapport kan periodiek. We kiezen de frequentie op basis van het verkoopproces en de mogelijkheden van de systemen.

Hoe herkennen we hetzelfde record?

Met een afgesproken vaste sleutel, zoals SKU, artikelnummer, extern ID, klantnummer of ordernummer. We controleren ook productvarianten en bestaande of historische records om verkeerde en dubbele koppelingen te voorkomen.

Wat gebeurt er bij een fout?

We spreken af wanneer opnieuw proberen veilig is, wat tijdelijk zichtbaar blijft of wordt tegengehouden, welke foutinformatie nodig is en wie een melding krijgt. Monitoring hoort bij de overdracht.

Productbeheer van een fashionwebshop: een mantel, productgegevens en varianten op een monitor.
Begin bij het proces dat mensen nu uitvoeren.

De passende ingreep

Soms een koppeling.
Soms een import.

We bouwen niet automatisch een permanente verbinding als een kleinere oplossing voldoende is.

Eenmalig overzetten of blijven synchroniseren?

Wordt een assortiment één keer overgezet en daarna in de webshop beheerd? Dan kan een import genoeg zijn. Een automatische koppeling past bij gegevens die regelmatig in meerdere systemen nodig zijn.

Een bestaande koppeling herstellen of vervangen?

Bij verdwenen orders, achterlopende voorraad, ontbrekende logs of fout gekoppelde varianten brengen we eerst de huidige werking en uitzonderingen in kaart. Daarna bepalen we wat herstel vraagt en of opnieuw bouwen verstandiger is.

Wie krijgt toegang tot welke gegevens?

We bepalen noodzakelijke rechten, authenticatie, veilige opslag van toegangsgegevens, logging en toegang door externe partijen. Een systeem dat alleen orderstatus leest, hoeft niet alle klantgegevens te kunnen wijzigen.

Andere bedrijfsprocessen koppelen?

Van afspraak tot overdracht

Zo koppelen we
je webshop en bedrijfssystemen.

Eerst tekenen we de gegevensstromen uit. Daarna bouwen en testen we ook de situaties waarin iets afwijkt.

  1. Systemen & gegevens

    Software en uitwisselmogelijkheden inventariseren. De benodigde gegevensstromen bepalen.

  2. Bron & betekenis

    De bron per gegeven vastleggen en velden, sleutels en definities op elkaar afstemmen.

  3. Foutpad & bouw

    Ontbrekende, dubbele en ongeldige gegevens voorzien. De afgesproken stromen realiseren.

  4. Testen & monitoren

    Ook afwijkingen testen. Na livegang zichtbaar houden wat niet goed verwerkt wordt.

Wat bepaalt de investering?

Meer dan het
aantal systemen.

Twee complexe systemen kunnen meer werk vragen dan vier eenvoudige verbindingen.

Welke onderdelen wegen mee?

Beschikbare API’s en documentatie, aantal stromen en velden, frequentie, prijs- en voorraadregels, foutafhandeling, historische data, authenticatie en monitoring.

Wat hebben we nodig voor een eerste gesprek?

De namen van je webshop en bedrijfssystemen, de gegevens die nu handmatig worden overgenomen en voorbeelden van waar het misgaat. Beschikbare documentatie helpt bij een concrete scope.

Ook zakelijke bestelregels nodig?

Veelgestelde
vragen.

Over de mogelijkheden van je systemen en de gegevens rond online verkoop.

01Wat is een e-commerce-integratie?

Een koppeling die gegevens uitwisselt tussen een webshop en andere software, zoals ERP, PIM, CRM, boekhouding of fulfilment.

02Kunnen jullie onze webshop aan ERP koppelen?

Vaak wel als het ERP een bruikbare API of andere betrouwbare uitwisselmogelijkheid heeft. We onderzoeken documentatie, toegang en de benodigde gegevensstromen voordat we de opdracht afbakenen.

03Kunnen prijzen en voorraad automatisch worden bijgewerkt?

Ja, wanneer de bron en koppelmogelijkheden dat ondersteunen. We leggen vast wat prijs en voorraad betekenen, welk systeem leidend is en hoe vaak wijzigingen worden verwerkt.

04Kunnen webshoporders automatisch naar ERP?

Ja, wanneer ERP orders via een geschikte interface kan ontvangen. Daarbij controleren we ook adressen, btw, korting, verzending, betaling en orderregels.

05Kunnen jullie een bestaande koppeling overnemen?

We kunnen de mogelijkheden onderzoeken wanneer code, documentatie en toegangen voldoende beschikbaar zijn. Eerst brengen we werking en problemen in kaart; daarna bepalen we of herstel of vervanging past.

Ook binnen deze expertise

Webshops & e-commerce

Systemen dubbel bijhouden?

Laat ons zien
waar de data nu staat.

Vertel welke webshop en bedrijfssystemen je gebruikt en welke gegevens medewerkers nu handmatig overnemen.

Dan tekenen we eerst de gegevensstromen uit voordat we een koppeling voorstellen.

Bespreek je integratieBekijk e-commercewerk
info@magicbytes.nl

Magic Bytes · Eindhoven · sinds 2000